05. Documentação obrigatória, devolução e análise de ofício

A análise de alçada precisava de evidências sobre a necessidade, a solução, o preço e os riscos da contratação. Por isso, o art. 5º da IN nº 5/2021 exigia os documentos de planejamento, e o art. 6º permitia à SGD iniciar a análise de ofício. Compreender a função de cada documento é mais útil do que memorizar uma lista sem relação entre seus elementos.

Depois do processo atual, estudamos o regime histórico de aprovação de alçadas da IN nº 5/2021 e sua transição. A leitura preserva o recorte das questões e o relaciona ao regime sucessor da IN SGD/MGI nº 6/2023, alterada pela IN nº 86/2025. Este é o capítulo 5 de 6 da disciplina Instrução Normativa SGD nº05/2021 (Requisitos e Procedimentos de Contratações). Ele retoma Formalização, legitimidade, momento e nova submissão e continua o mesmo processo. Depois, a leitura avança para SIRT, SITIC, C4ME, parecer, deliberação e disposições finais.

Como acompanhar a norma

Uma contratação pública deve ser lida como um processo, e não como uma coleção de documentos independentes. A necessidade inicia o planejamento; o planejamento justifica a solução e define resultados; a seleção escolhe o fornecedor; e a gestão verifica se o que foi contratado foi efetivamente entregue. Papéis, riscos e evidências atravessam todas essas etapas.

Ao estudar cada regra, identifique cinco elementos: quem pratica o ato, em que momento, qual documento ou informação é exigido, qual finalidade o requisito atende e o que acontece quando ele não é observado. Essa leitura reduz a memorização mecânica e ajuda a distinguir deveres parecidos.

Visão integrada da documentação

Começamos por Visão integrada da documentação, pois esse ponto delimita o alcance das regras e organiza o restante do capítulo.

A solicitação deveria conter Documento de Oficialização da Demanda, Estudo Técnico Preliminar, Termo de Referência ou Projeto Básico, documentos relacionados à pesquisa de preços e Mapa de Gerenciamento de Riscos. São cinco grupos: a alternativa TR ou Projeto Básico ocupa um deles, conforme a natureza e o regime do objeto.

A presença formal dos documentos permite admitir a solicitação, mas não assegura sua qualidade técnica. Um conjunto completo pode conter quantitativos incoerentes ou solução mal justificada. A análise central podia examinar esses aspectos, enquanto a responsabilidade primária pelo planejamento continuava no órgão contratante.

DOD e Estudo Técnico Preliminar

A etapa anterior esclareceu Visão integrada da documentação. Agora passamos a DOD e Estudo Técnico Preliminar, observando como a nova regra depende do que já foi definido e prepara os atos seguintes.

O Documento de Oficialização da Demanda — DOD, denominação do regime histórico, registrava a necessidade que originava a contratação. Sua função é ligar uma demanda institucional ao processo. Uma formulação como “adquirir a ferramenta X” ainda precisa ser explicada em termos de problema, usuários e resultado pretendido.

O Estudo Técnico Preliminar — ETP fundamenta a escolha e a viabilidade da solução. Ele relaciona necessidade, alternativas e efeitos esperados. Não é um relatório feito somente depois da assinatura para justificar retrospectivamente uma decisão já consumada. Sua existência anterior permite comparar opções e modificar o planejamento.