04. Formalização, legitimidade, momento e nova submissão

A aprovação de alçada é um controle preventivo. Seu valor está em permitir que a análise influencie a contratação antes de a Administração publicar o edital ou assumir o vínculo contratual. O art. 4º da IN nº 5/2021 organizava o encaminhamento, os legitimados, os marcos temporais e a necessidade de nova solicitação diante de alteração relevante.

Depois do processo atual, estudamos o regime histórico de aprovação de alçadas da IN nº 5/2021 e sua transição. A leitura preserva o recorte das questões e o relaciona ao regime sucessor da IN SGD/MGI nº 6/2023, alterada pela IN nº 86/2025. Este é o capítulo 4 de 6 da disciplina Instrução Normativa SGD nº05/2021 (Requisitos e Procedimentos de Contratações). Ele retoma Hipóteses de inaplicabilidade da aprovação e continua o mesmo processo. Depois, a leitura avança para Documentação obrigatória, devolução e análise de ofício.

Como acompanhar a norma

Uma contratação pública deve ser lida como um processo, e não como uma coleção de documentos independentes. A necessidade inicia o planejamento; o planejamento justifica a solução e define resultados; a seleção escolhe o fornecedor; e a gestão verifica se o que foi contratado foi efetivamente entregue. Papéis, riscos e evidências atravessam todas essas etapas.

Ao estudar cada regra, identifique cinco elementos: quem pratica o ato, em que momento, qual documento ou informação é exigido, qual finalidade o requisito atende e o que acontece quando ele não é observado. Essa leitura reduz a memorização mecânica e ajuda a distinguir deveres parecidos.

Expediente e sequência básica

Começamos por Expediente e sequência básica, pois esse ponto delimita o alcance das regras e organiza o restante do capítulo.

As solicitações eram encaminhadas por expediente endereçado à Secretaria de Governo Digital. O expediente formalizava o pedido; os documentos do art. 5º forneciam a base técnica. Uma mensagem vaga sobre a intenção de comprar não equivalia à solicitação devidamente instruída.

O fluxo pode ser compreendido assim: identificar a necessidade e planejar; verificar incidência e exceções da alçada; instruir e encaminhar; obter análise e deliberação; prosseguir nos atos externos autorizados. Não é preciso suspender toda atividade administrativa durante a apreciação, mas é necessário preservar a utilidade do controle prévio.

O art. 3º podia afastar esse fluxo específico de aprovação. Quando não houvesse exceção e a contratação incidisse no art. 2º, a antecipação do edital ou do contrato não seria justificada pela simples expectativa de que a decisão central provavelmente seria favorável.

Quem deve solicitar

A etapa anterior esclareceu Expediente e sequência básica. Agora passamos a Quem deve solicitar, observando como a nova regra depende do que já foi definido e prepara os atos seguintes.

Na hipótese de contratação por valor do art. 2º, I, a solicitação deveria partir do órgão ou entidade que pretendesse realizar o certame ou a contratação direta. Era o futuro contratante que reunia sua instrução e submetia o objeto à aprovação.

Na hipótese do art. 2º, II, relativa à formação de ata aderível de serviços de TIC, o encaminhamento cabia ao órgão gerenciador. Isso evita solicitações paralelas de todos os interessados na mesma formação de ata. A centralização documental não elimina a consolidação das demandas relevantes para a estimativa global.