04. Estudo Técnico Preliminar e Termo de Referência

O ETP fundamenta a escolha da solução; o TR transforma essa escolha em objeto e condições de contratação. Eles precisam ser coerentes, mas não são documentos intercambiáveis. Um planejamento bem construído permite ao aluno explicar tanto por que uma solução atende ao interesse público quanto como a Administração verificará sua entrega.

O estudo começa pelo regime atual do processo de contratação de soluções de TIC associado à Lei nº 14.133/2021. A sequência acompanha a contratação desde o enquadramento e o planejamento até a seleção, a gestão e o encerramento. Este é o capítulo 4 de 8 da disciplina Instrução Normativa SGD nº94/2022 (Contratação de soluções de TIC). Ele retoma Fases, alinhamento e equipe de planejamento e continua o mesmo processo. Depois, a leitura avança para Diretrizes específicas do Anexo I.

Como acompanhar a norma

Uma contratação pública deve ser lida como um processo, e não como uma coleção de documentos independentes. A necessidade inicia o planejamento; o planejamento justifica a solução e define resultados; a seleção escolhe o fornecedor; e a gestão verifica se o que foi contratado foi efetivamente entregue. Papéis, riscos e evidências atravessam todas essas etapas.

Ao estudar cada regra, identifique cinco elementos: quem pratica o ato, em que momento, qual documento ou informação é exigido, qual finalidade o requisito atende e o que acontece quando ele não é observado. Essa leitura reduz a memorização mecânica e ajuda a distinguir deveres parecidos.

Necessidades e alternativas

Começamos por Necessidades e alternativas, pois esse ponto delimita o alcance das regras e organiza o restante do capítulo.

O art. 11 atribui aos Integrantes Técnico e Requisitante a elaboração do Estudo Técnico Preliminar. A primeira tarefa é especificar necessidades de negócio e tecnológicas e os requisitos necessários e suficientes para escolher a solução. Os quantitativos de bens e serviços devem ser detalhados, motivados e acompanhados de forma de cálculo.

Uma necessidade de negócio pode ser reduzir o tempo de emissão de um documento; um requisito tecnológico pode ser integração com um sistema existente. Não se deve apresentar a marca desejada como se fosse a própria necessidade. A comparação deve considerar soluções adotadas por outros órgãos, alternativas de mercado, software disponível no governo, padrões aplicáveis, adaptações do ambiente, modelos de prestação, aquisição como bem ou serviço, ampliação ou substituição e métricas de pagamento.

Interoperabilidade, acessibilidade, padrões web e de design, certificação digital e requisitos arquivísticos entram quando aplicáveis. Comparar não é listar produtos superficialmente: é explicar como cada alternativa atende ou deixa de atender aos requisitos. Alternativas consideradas inviáveis devem ser registradas, com o fundamento da exclusão.

TCO, benefícios e viabilidade

A etapa anterior esclareceu Necessidades e alternativas. Agora passamos a TCO, benefícios e viabilidade, observando como a nova regra depende do que já foi definido e prepara os atos seguintes.

A análise comparativa de custos contempla apenas soluções técnica e funcionalmente viáveis. Usa o custo total de propriedade — TCO ao longo do ciclo de vida: aquisição, insumos, garantia estendida, manutenção, migração, treinamento e outros custos pertinentes. A memória deve referenciar preços e custos, permitindo verificar sua origem. Para soluções inviáveis registradas, dispensa-se calcular o TCO.